Технологичность эксплуатации. Точки оптимизации затрат на эксплуатацию

28.09.2017

Майя Грехова,
генеральный директор
PRO Realty


Каждый сектор коммерческой недвижимости, с точки зрения управления собственностью, имеет уникальные особенности, однако в сфере facility management (FM) базовые, общеприменимые факторы обслуживания занимают гораздо больший пласт, чем в property management (PM).

PRO Realty, как компания, эксплуатирующая объекты различных сегментов рынка: деловые центры, логистические комплексы, производственные предприятия, центр медико-социальной реабилитации, апартаментное жилье, может утверждать, что используемые технологии FM практически идентичны.

Собственникам важно качество услуг и удобство контроля их предоставления, стоимость комплекса услуг и прогнозируемость затрат на ремонты и плановые капитальные вложения, возможность оперативно влиять на менеджмент объектов недвижимости, удовлетворенность арендаторов и собственных сотрудников, минимизирование рисков, связанных с расходами по проверкам всех уровней.

Контроль качества эксплуатации и прозрачность facility услуг достигается современными программно-аппаратными комплексами. Многие эксплуатирующие компании на российском рынке пользуются системами по эксплуатации и обслуживанию объектов (системы управления недвижимостью класса CAFM). Наиболее мощные из таких систем позволяют проводить полную паспортизацию объектов, связывать выполняемые плановые и аварийные работы с установленным инженерным оборудованием, формировать отчеты по оказанным услугам каждого вида с указанием исполнителей, использованных материалов, затраченного времени и т.п. Подобные системы – мощный инструмент для прогнозирования объективно необходимых ремонтов оборудования и элементов конструкций зданий, территории, оптимизации штата управляющей компании.

На объектах более высокого уровня, как правило, реализованы системы мониторинга и диспетчеризации инженерных систем, что должно обеспечивать более низкую стоимость эксплуатационных расходов на персонал и экономию энергоресурсов. Но, к сожалению, на многих объектах эксплуатация систем диспетчеризации приводит, наоборот, к большим эксплуатационным затратам. Возникает необходимость организации специального круглосуточного диспетчерского поста, отслеживающего состояние всех инженерных систем и обеспечивающего оперативную реакцию на изменения в состоянии инженерии зданий.

Имея значительный опыт эксплуатации и использования диспетчерских систем, PRO Realty пошла немного дальше, интегрировав информацию из диспетчерской системы объекта в используемую нами систему класса CAFM. Система получила название FOCUS (Facility Object–Control User System). В автоматическом режиме в FOCUS передаются статусные и аварийные сигналы непосредственно из системы диспетчеризации инженерного оборудования объектов. При наличии оперативного реагирования со стороны инженерной службы управляющей компании возникает возможность направлять диспетчерский персонал для решения текущих вопросов эксплуатации. Функции диспетчера по приему и обработке заявок на обслуживание передаются в единый круглосуточный центр обработки звонков.

Оперативный персонал эксплуатирующей компании получает заявку на выполнение работ в виде оповещения от FOCUS на мобильный телефон. В заявке на выполнение работ может быть приведено не только описание требуемой работы или статуса оборудования, но и приложены технологическая карта, инструкции по эксплуатации, анализ предыдущих работ с данным оборудованием и т.д.

Заявитель, собственник недвижимости или арендатор может следить за ходом исполнения размещенной по телефону или непосредственно в FOCUS заявки, давать комментарии по качеству ее выполнения, согласовывать дополнительные затраты, если они явятся следствием заявки.

При эксплуатации объектов недвижимости значительный вес в структуре затрат занимает оплата труда сотрудников. Чем более профессиональные кадры способна подобрать facility компания, тем выше качество услуги и тем меньшим штатом может обслуживаться объект. Применяемый уровень технологий эксплуатации позволяет сократить штатную численность на 15–20%. Нормальный удельный вес фонда оплаты труда в facility-компании колеблется от 45 до 65%. Привлечение специализированных организаций к эксплуатации объекта при этом сводится к необходимому минимуму.

Возможность использования подобных технологий еще раз демонстрирует преимущество приглашения профессиональной facility компании для управления недвижимостью по сравнению с формированием владельцем недвижимости собственной службы.

В портфеле PRO Realty объекты высокого уровня, при обслуживании которых недопустим режим «эксплуатации по необходимости». Возможные риски поломки оборудования, обветшания конструктива или территории много выше возможной экономии. Технология качественного предоставления услуг эксплуатации основана на профилактике и минимизировании рисков.

У нас есть интересный положительный опыт обслуживания крупного предприятия энергетического машиностроения. Предприятие планировало значительно снизить выпуск своей продукции и было вынуждено сокращать расходы, в том числе связанные с эксплуатацией своей недвижимости. В первый год предоставления услуг по сервисному контракту мы привели все инженерные системы в состояние полной работоспособности, актуализировали документацию, оценили все риски, связанные с возможностью увеличения периодов планового обслуживания инженерного оборудования. В результате был сформирован новый план работ (ППР), позволяющий избежать постоянного присутствия сотрудника facility компании на объекте. Плановые работы стали проводиться с максимально возможной частотой. В случае возникновения внештатных ситуаций, в обозначенный контрактом период силами «мобильной ремонтной бригады» производятся неплановые работы.

В результате собственник сократил свои затраты на facility, при этом не потерял в классе своего производственного комплекса, и при возвращении к проектным мощностям предприятия безболезненно сможет вернуться к рабочей частоте обслуживания инженерных систем.

Еще один тренд оптимизации затрат последнего времени направлен на поиск наиболее эффективных методов расходования ресурсов: воды, электричества, тепла.

Для вновь возводимых и реконструируемых объектов недвижимости первым шагом на этом пути должно стать осознание возможного экономического эффекта от сертификации объекта как высокоэнергоэффективного: Федеральный Закон о теплоснабжении предусматривает значительное снижение стоимости подключения к системам теплоснабжения, в ФЗ 261 прописаны налоговые льготы.

Если объект уже введен в эксплуатацию, у собственника остается возможность оптимизировать свои затраты на энергоресурсы за счет использования энергоэффективных технологий, которые в комплексе позволяют снизить затраты на эксплуатацию, в среднем на 5–10%. Окупаемость применения технологий, дающих наиболее стабильный результат, от 1 года до 7 лет. Профессиональная facility компания, применяющая в своей работе стандарты энергоэффективности, может составить план внедрения наиболее эффективных решений, предложить провести сертификацию объекта недвижимости по одному из котирующихся на рынке стандартов, повысив тем самым его рыночную стоимость.

Еще одна точка оптимизации – обращение с отходами. С момента основания компании, мы планомерно внедряем использование технологий селективного сбора ТБО непосредственно у источника их образования. Наибольший экономический эффект в этой области наблюдается в индустриальном секторе. Процент полезных фракций, принимаемых в переработку, на обслуживаемых нами объектах превышает половину всех бытовых отходов. Стоимость размещения неселективных фракций на мусорных полигонах или мусороперерабатывающих заводах нивелируется доходом от перерабатываемых, тем самым сокращая расходы собственника недвижимости на обращение с отходами до 100%.

В бизнес-центрах, к сожалению, внедрение технологий раздельного сбора мусора связано с ментальностью арендаторов, и процесс по разделению отходов на полезные и все остальные фракции проходит значительно сложнее. Однако даже объяснимое с точки зрения информационной безопасности отделение бумажных отходов от всех остальных приносит до 20% экономии от стоимости обращения с ТБО.

При грамотном обращении с отходами снижается плата за негативное влияние на окружающую среду. Государственные органы всерьез взялись за вопросы экологии в недвижимости. Приняты нормы, по которым в ближайшие годы в разы повысятся штрафы на превышение согласованных в «экологических» проектах выбросов и, тем более, за отсутствие согласованной документации по объекту в сфере экологии.

Не стоит забывать, что, выбирая facility компанию или решая осуществлять эксплуатацию собственным штатом, собственник, как правило, сравнивает прямые затраты по контракту, не учитывая размер оплачиваемых ресурсоснабжающим организациям счетов. Профессионалы FM рынка заботятся о снижении затрат собственника по всем направлениям владения имущественным комплексом: эксплуатационные затраты, стоимость ресурсов и обращения с отходами, налогообложение. Добавленная экономия зачастую может значительно превышать стоимость facility контракта.

Тенденция заключения коротких контрактов, просматриваемая на рынке фасилити услуг в последнее время, с одной стороны, дает возможность собственнику недвижимости актуализировать расходы, с другой, провоцирует безответственное отношение эксплуатирующей компании к объекту. На рынке даже появилось определение компаний, приходящих на эксплуатацию на короткие сроки, – «убийцы инженерных систем».

В политике некоторых собственников недвижимости четко прописано требование ежегодной смены обслуживающих организаций. При этом все участники рынка понимают, что насколько бы ни была профессиональна фасилити компания, полностью сменить обслуживающий персонал и в течение 1–2 недель приступить к обслуживанию сложных инженерных объектов, в том числе признанных особо опасными, невозможно. В результате меняются юридические лица, компании, менеджмент, а непосредственные исполнители остаются неизменны. Эффективность этого подхода вызывает обоснованные сомнения.

Мотивация фасилити компании выстраивать технологию обслуживания конкретного объекта при понимании факта невозможности пролонгации контракта крайне невысока. Компании, соблюдающие законодательство, встают перед выбором оформления срочных трудовых контрактов персонала или рисков вынужденных убытков при переводе или сокращении сотрудников. Работники также частично теряют мотивацию в работе, понимая нестабильность своего положения. Привлечь работника высокого уровня компетенций на краткосрочный контракт крайне сложно. В результате возникает риск использования менее эффективных специалистов.

Нам видится оптимальной схема заключения контрактов на 2–3 года с возможностью пролонгации на условиях согласия обеих сторон или проведения конкурса по выбору эксплуатирующей компании на тот же срок с возможностью участия текущей УК. В этом случае у фасилити компании есть и время зарекомендовать себя, возможность отладить процессы оказания услуг, взаимодействие с собственником и его арендаторами, разработать и реализовать планы по оптимизации инженерных систем, конструктива зданий и т.д.

У обеих сторон, как правило, есть право мотивированного досрочного расторжения контракта. В условиях многих договоров на FM прописывается Соглашение о качестве услуг (SLA), по которому собственник может не оплачивать некачественно оказанные услуги или существенно снизить их стоимость.

Многие участники FM рынка готовы к заключению контрактов на длительный период с ежегодной индексацией суммы в меньшую сторону даже при понимании инфляционных процессов в стране.

Мы уверены, что большинство собственников заинтересованы получить максимально возможно качественную эксплуатацию своей недвижимости, понеся минимально возможные затраты. Любая авария несет существенные расходы и репутационные риски не только фасилити компании, но и собственнику недвижимости.

Опыт PRO Realty доказал, что долгосрочные партнерские отношения заказчика и фасилити компании позволяют уменьшить стоимость затрат на эксплуатацию, обеспечить планирование затрат собственника, проводить политику, направленную на реализацию энергоэффективных технологий.

Источник: - Аналитическое агентство RWAY
Теги: